Общий порядок реализации проектов

В целях формирования единого подхода к реализации проектов устанавливается общий порядок их выполнения, основанный на принципах и подходах методологии PMBOK.

Предлагаемый порядок является универсальным и применяется ко всем проектам организации. При этом содержание отдельных этапов, состав документов, используемые инструменты и критерии завершения могут изменяться в зависимости от вида, масштаба и особенностей конкретного проекта.

Основными этапами реализации проекта являются:

  1. Инициация

  2. Планирование

  3. Разработка

  4. Мониторинг и контроль

  5. Закрытие

Этапы разработки и мониторинга и контроля выполняются параллельно: разработка обеспечивает непосредственное создание продукта проекта, а мониторинг и контроль обеспечивает отслеживание хода проекта, соответствия установленному плану, срокам, объёму работ и требованиям к результату.

Каждый этап должен иметь определённый результат (выход), который может представлять собой документ, программный продукт, набор данных, принятое решение либо иной материальный или нематериальный результат, подтверждающий завершение соответствующего этапа.

1. Инициация

Целью этапа инициации является определение необходимости проекта, его основной цели и ожидаемого результата, а также принятие решения о целесообразности его запуска.

На данном этапе формируется общее представление о проекте без детальной разработки его содержания.

В рамках инициации определяются:

  • проблема или возможность, являющаяся основанием для проекта;

  • цель проекта;

  • предполагаемый результат и продукт проекта;

  • заказчик и инициатор проекта;

  • предварительный Scope проекта;

  • основные ограничения;

  • предварительные сроки;

  • предварительная оценка ресурсов и стоимости;

  • основные риски;

  • ответственный за управление проектом.

Также определяется соответствие проекта целям и направлениям деятельности организации.

По результатам инициации принимается решение:

  • запустить проект;

  • отложить проект;

  • изменить первоначальную концепцию;

  • отказаться от реализации проекта.

Результат этапа

Основным результатом инициации являются два документа Project Charter и Project Proposal, содержащее его основные характеристики.

Оба документа оформляются по соответствующим шаблонам. Для организации должен быть разработан унифицированный шаблон Project Charter, позволяющий одинаковым образом фиксировать основные сведения о проектах. Формат Project Proposal может быть свободный.

Резюме должно содержать как минимум:

  • название проекта;

  • инициатора;

  • краткое описание проекта;

  • заказчика;

  • ответственного за проект;

  • проблему или возможность;

  • цель;

  • ожидаемый результат;

  • предварительный состав работ;

  • основные ограничения;

  • предварительные сроки;

  • предварительные ресурсы;

  • основные риски;

  • статус принятия решения о запуске проекта.

Результатом этапа также является решение о переходе проекта к планированию.

2. Планирование

Целью этапа планирования является преобразование общей идеи и целей проекта в подробный план его реализации.

На данном этапе определяется, что именно необходимо сделать для получения запланированного результата, в какой последовательности, какими ресурсами и в какие сроки.

В рамках планирования:

  • уточняются цели и результаты проекта;

  • формируются и уточняются требования;

  • определяется окончательный или плановый Scope проекта;

  • проект разбивается на составные части;

  • формируется структура работ;

  • определяются задачи и зависимости между ними;

  • оцениваются сроки выполнения;

  • определяются необходимые ресурсы;

  • формируется предварительный или детальный бюджет;

  • определяются риски и способы реагирования на них;

  • устанавливаются критерии качества;

  • определяется порядок взаимодействия участников;

  • устанавливается порядок внесения изменений;

  • определяются критерии завершения проекта и его отдельных результатов.

Формирование задач и эпиков

Для структурирования работ проекта используются эпики и задачи.

Эпик представляет собой крупный функциональный или организационный блок проекта, который может быть разделён на несколько отдельных задач.

Например:

Эпик: Система авторизации
│
├── Задача: Регистрация пользователя
├── Задача: Авторизация
├── Задача: Восстановление пароля
└── Задача: Управление сессиями

Эпики и задачи должны отражать содержание проекта и в дальнейшем использоваться для управления его реализацией в Jira.

План проекта

По результатам планирования формируется подробный документ, описывающий порядок реализации проекта.

В зависимости от характера проекта такой документ может иметь форму:

  • бизнес-плана;

  • технического задания;

  • проектного плана;

  • концепции проекта;

  • white paper;

  • комплексного проектного документа.

Документ должен содержать достаточно информации для того, чтобы участники проекта могли использовать его как основу для разработки и последующего контроля выполнения проекта.

В частности, документ должен связывать:

Цели
  ↓
Ожидаемые результаты
  ↓
Требования
  ↓
Эпики
  ↓
Задачи
  ↓
Результаты задач

Таким образом, каждая задача должна иметь связь с более крупным результатом проекта.

Результат этапа

Основным результатом планирования является утверждённый план реализации проекта и связанная с ним структура задач в Jira.

На выходе должны быть сформированы:

  • основной проектный документ;

  • требования;

  • эпики;

  • задачи;

  • плановые сроки;

  • ответственные;

  • зависимости;

  • критерии приёмки;

  • реестр рисков;

  • другие документы, необходимые для конкретного проекта.

После утверждения плана начинается непосредственная разработка проекта.

3. Разработка

Целью этапа разработки является непосредственное создание продукта или другого результата проекта в соответствии с утверждённым планом.

Разработка осуществляется на основании:

  • целей проекта;

  • требований;

  • проектной документации;

  • эпиков;

  • задач;

  • технических решений;

  • критериев качества и приёмки.

Для IT-проектов результатами разработки могут являться:

  • программный код;

  • информационные системы;

  • базы данных;

  • API;

  • интерфейсы;

  • техническая документация;

  • инфраструктура;

  • тесты;

  • иные программные и технические компоненты.

В ходе разработки задачи выполняются участниками проекта, а результаты выполнения фиксируются в используемой системе управления проектами.

Разработка не является полностью изолированным этапом. В процессе работы могут возникать новые обстоятельства, требования, риски и изменения, которые должны фиксироваться и рассматриваться в соответствии с установленным порядком управления изменениями.

Результат этапа

Результатом разработки является созданный продукт или его очередной завершённый компонент, соответствующий установленным требованиям и критериям приёмки.

4. Мониторинг и контроль

Мониторинг и контроль осуществляется параллельно с разработкой на протяжении всего периода реализации проекта.

Целью мониторинга является получение объективной информации о текущем состоянии проекта и своевременное выявление отклонений от утверждённого плана.

Основным инструментом мониторинга и контроля является Jira.

В рамках мониторинга контролируются:

  • состояние задач;

  • выполнение эпиков;

  • сроки;

  • объём выполненных работ;

  • наличие просроченных задач;

  • возникающие проблемы;

  • изменения требований;

  • риски;

  • зависимости между задачами;

  • качество результатов;

  • соответствие фактического выполнения плану.

Общая схема выглядит следующим образом:

             ПЛАНИРОВАНИЕ
                   │
                   ↓
        Эпики и задачи в Jira
                   │
          ┌────────┴────────┐
          ↓                 ↓
      РАЗРАБОТКА      МОНИТОРИНГ
          │                 │
          │                 ↓
          │          Проверка состояния
          │                 │
          │                 ↓
          │          Выявление отклонений
          │                 │
          └────────→ Корректирующие действия

Мониторинг не означает только наблюдение за состоянием задач. При выявлении существенного отклонения должны предприниматься корректирующие действия.

Например:

План:
Задача → 3 дня

Факт:
Задача → 7 дней

        ↓

Анализ причины

        ↓

Изменение:
- срока;
- ресурсов;
- состава работ;
- технического решения

Если изменение влияет на утверждённый план проекта, оно должно быть оформлено и согласовано в соответствии с установленным порядком управления изменениями.

Результат этапа

Результатом мониторинга являются:

  • актуальное состояние проекта в Jira;

  • информация о выполнении плана;

  • выявленные отклонения;

  • решения по корректирующим действиям;

  • актуализированные задачи и сроки;

  • информация о рисках и проблемах.

5. Закрытие

Целью этапа закрытия является формальное завершение проекта и подтверждение того, что запланированные результаты достигнуты либо принято решение о завершении проекта по иным основаниям.

Перед закрытием проекта проводится итоговая проверка.

Проверяется:

  • выполнен ли утверждённый объём работ;

  • достигнуты ли цели проекта;

  • соответствуют ли результаты установленным требованиям;

  • выполнены ли критерии приёмки;

  • закрыты ли необходимые задачи;

  • переданы ли результаты заказчику;

  • подготовлена ли необходимая документация;

  • отсутствуют ли незакрытые критические вопросы.

После подтверждения результатов проект переводится в статус «Закрыт».

Итоговый результат

Результатом закрытия проекта могут быть:

  • принятый заказчиком продукт;

  • акт или иной документ о приёмке;

  • итоговый отчёт;

  • финальная версия документации;

  • переданный в эксплуатацию программный продукт;

  • архив проектных материалов;

  • перечень выявленных уроков и рекомендаций для будущих проектов.

Общая схема реализации проекта

Таким образом, общий порядок реализации проекта имеет следующий вид:

┌─────────────────┐
│   ИНИЦИАЦИЯ     │
│                 │
│ Проблема        │
│ Цель            │
│ Stakeholders    │
│ Резюме проекта  │
└────────┬────────┘
         │
         ↓
┌─────────────────┐
│  ПЛАНИРОВАНИЕ   │
│                 │
│ Требования      │
│ Scope           │
│ Эпики           │
│ Задачи          │
│ Сроки           │
│ Риски           │
│ План проекта    │
└────────┬────────┘
         │
         ↓
    ┌────┴─────┐
    ↓          ↓
┌──────────┐ ┌──────────────┐
│РАЗРАБОТКА│ │ МОНИТОРИНГ   │
│          │ │ И КОНТРОЛЬ   │
│ Создание │ │ Jira         │
│ продукта │ │ Сроки        │
│          │ │ Задачи       │
└────┬─────┘ │ Риски        │
     │       │ Изменения    │
     │       └──────┬───────┘
     └───┬──────────┘
         ↓
┌─────────────────┐
│     ЗАКРЫТИЕ    │
│                 │
│ Приёмка         │
│ Документация    │
│ Итоги           │
│ Архивирование   │
└─────────────────┘

Следует учитывать, что приведённая схема представляет адаптацию принципов PMBOK под внутренний порядок работы организации, а не буквальное воспроизведение структуры PMBOK. Конкретный состав этапов, документов и процедур может изменяться в зависимости от типа и масштаба проекта.