Этап инициации

Если рассматривать инициацию проекта по PMBOK на примере IT-проекта, то этап инициации, это этап, который происходит до детального планирования.

Главный вопрос инициации:

Стоит ли вообще запускать этот проект и что именно мы собираемся создать?

На этом этапе проект ещё не планируют подробно. Мы не расписываем все задачи программистов и не строим детальный график. Сначала нужно формально обосновать проект и получить разрешение на его запуск.

1. Определяем проблему или возможность

Проект обычно начинается не с фразы:

«Давайте сделаем приложение».

А с некоторой проблемы или возможности.

Например:

Компания обрабатывает заказы вручную через Excel и Telegram. Из-за этого возникают ошибки, сотрудники тратят много времени, а руководство не видит актуальное состояние заказов.

Получаем:

Проблема
   ↓
Ручная обработка заказов
   ↓
Ошибки + потеря времени
   ↓
Необходимость автоматизации

Для IT-проекта это особенно важно: система является средством решения проблемы, а не целью сама по себе.

2. Формулируем цель проекта

Теперь определяем, какого результата хотим достичь.

Например:

Создать веб-систему управления заказами, которая позволит сотрудникам регистрировать, обрабатывать и отслеживать заказы в единой системе.

Хорошая цель должна быть достаточно конкретной, чтобы позже можно было определить, достигнута она или нет.

Можно сформулировать её через ожидаемый результат:

Создать веб-систему
        ↓
регистрация заказов
        ↓
обработка заказов
        ↓
отслеживание статусов
        ↓
отчётность

3. Определяем ожидаемый результат и продукт

Здесь важно различать:

Цель проекта и результат проекта.

Например:

Цель:

Сократить время обработки заказов и количество ошибок.

Продукт:

Веб-приложение для управления заказами.

Результат:

Сотрудники используют единую систему вместо ручного ведения Excel.

То есть:

Business Need
      ↓
Project Goal
      ↓
Project Deliverable
      ↓
Business Outcome

4. Определяем заинтересованные стороны

Нужно понять:

Кому этот проект нужен и кто может на него повлиять?

Например:

Это Stakeholder Identification.

При этом не обязательно сразу подробно анализировать каждого. На инициации достаточно понять основных участников.

5. Определяем предварительный Scope

На инициации нужно примерно определить:

Что мы собираемся делать?

Например:

В проект входит

• каталог;

• создание заказа;

• изменение статуса;

• поиск;

• личный кабинет сотрудника;

• отчётность.

Пока не входит

• мобильное приложение;

• интеграция с внешней ERP;

• система лояльности.

Но это ещё не детальный Scope.

На этапе планирования мы уже будем подробно разбирать требования и создавать WBS.

То есть:

Инициация
    ↓
"Делаем систему управления заказами"

Планирование
    ↓
"Вот конкретно какие функции,
работы, сроки и ресурсы для этого нужны"

6. Определяем ограничения и допущения

У проекта практически всегда есть ограничения.

Например:

Ограничения:

Budget ≤ $20,000
Deadline = 6 месяцев
Team = 4 разработчика
Technology = Python/Django
Deployment = Linux

Также есть допущения.

Например:

Предполагается, что заказчик предоставит API платёжной системы.

Или:

Предполагается, что сотрудники будут использовать современные браузеры.

Разница:

Constraint — ограничение, которое уже существует.

Assumption — то, что мы принимаем как верное для целей проекта.

7. Создаём Business Case

Теперь возникает важный вопрос:

А зачем компании вообще тратить деньги на этот проект?

Например:

Разработка системы:

Стоимость проекта
$20,000

Ожидаемая экономия
$2,000 / месяц

Окупаемость
≈ 10 месяцев

Это пример Business Case.

Он может включать:

• проблему;

• варианты решения;

• стоимость;

• ожидаемые выгоды;

• риски;

• экономический эффект;

• соответствие стратегии компании.

Например, возможны три варианта:

Вариант A
Ничего не менять
        ↓
$0 разработки
но проблема сохраняется


Вариант B
Купить готовую систему
        ↓
$15,000


Вариант C
Разработать собственную
        ↓
$20,000

На этапе инициации сравниваются варианты и принимается решение, имеет ли смысл запускать проект.

8. Назначаем Project Manager

Кто-то должен получить полномочия управлять проектом.

Например:

Sponsor
   │
   │ authorizes
   ↓
Project Manager
   │
   ├── Developers
   ├── QA
   └── Designer

Sponsor — человек, который поддерживает проект со стороны организации и предоставляет необходимые полномочия/ресурсы.

Project Manager — отвечает за управление проектом.

9. Создаём Project Charter

Это один из главных результатов инициации.

Project Charter — документ, который формально авторизует существование проекта.

Project Charter создается на основе шаблона, и кладется в папку проекта.

После утверждения Charter проект официально существует.

10. Инициация заканчивается переходом к планированию

В итоге процесс выглядит примерно так:

             ИНИЦИАЦИЯ
                 │
                 ↓
        Business Problem
                 │
                 ↓
             Business Case
                 │
                 ↓
              Goal
                 │
                 ↓
           Stakeholders
                 │
                 ↓
       Preliminary Scope
                 │
                 ↓
      Constraints / Assumptions
                 │
                 ↓
         Project Charter
                 │
                 ↓
          Project Authorized
                 │
                 ▼
            ПЛАНИРОВАНИЕ

А уже в планировании:

Project Charter
       ↓
Requirements
       ↓
Detailed Scope
       ↓
WBS
       ↓
Schedule
       ↓
Resources
       ↓
Cost
       ↓
Risks
       ↓
Quality
       ↓
Communication
       ↓
Project Management Plan

Главное различие

Я бы запомнил инициацию и планирование так:

Инициация отвечает:

Зачем? Что примерно? Для кого? Имеет ли смысл? Кто разрешает проект?

Планирование отвечает:

Что конкретно делать? Как? Кто? Когда? Сколько это стоит? Какие риски? Как контролировать?

То есть на примере интернет-магазина:

Инициация: «Компании нужен интернет-магазин, чтобы начать продавать товары онлайн. Предварительно проект займёт 6 месяцев и потребует $50k. Директор утверждает проект».

Планирование: «Вот 150 конкретных работ, вот WBS, зависимости, команда из 6 человек, календарный план, бюджет, требования, критерии качества, риски и порядок управления изменениями».

Это очень важное разделение: не нужно пытаться спланировать весь проект, пока ещё не принято решение, что проект вообще следует запускать.